Découvrez 7 équipements informatiques indispensables aux petites entreprises
À l'ère du numérique, les petites entreprises doivent disposer du matériel informatique adéquat pour rester compétitives et efficaces. Des ordinateurs portables aux imprimantes en passant par les logiciels, il existe une pléthore d'options disponibles, ce qui rend difficile de déterminer ce qui est essentiel.
Plongeons dans la découverte des matériels informatiques pour petites entreprises.
1 - Ordinateurs et ordinateurs portables
Les ordinateurs du bureau ou portables sont l'épine dorsale de toute entreprise.
Il est important de choisir des P.C. qui répondent aux besoins de la vôtre. Plusieurs aspects sont à prendre en compte :
- la puissance du processeur pour exécuter les logiciels professionnels ou les applications multitâches ;
- la mémoire RAM (au moins 8 Go) ;
- un disque dur avec une capacité de stockage adéquate ;
- des options de connectivité suffisantes (ports USB, HDM, Ethernet, etc.) ;
- des fonctionnalités de sécurité intégrées (antivirus, pare-feu, chiffrement des données, reconnaissance d’empreintes digitales, etc.).
Enfin, assurez-vous de la disponibilité du support technique et de la durée de garantie du fabricant et déterminez votre budget.
2 - Imprimantes et scanners
L’imprimante, malgré les normes d’économie de papier recommandées, reste le matériel informatique le plus utilisé. Pas seulement pour éditer puisqu’elle sert aussi à la numérisation.
Lors du choix de ce matériel pour votre entreprise, voici quelques facteurs importants à prendre en compte :
- Fonctionnalités requises : avez-vous besoin d'une imprimante multifonction qui peut également numériser, copier et faxer ? Couleur ou monochrome ? Considérez les options de connectivité, telles que le Wi-Fi, l'Ethernet ou l'USB, en fonction de la façon dont vous prévoyez d'intégrer ce matériel dans votre réseau.
- Volume d'impression : évaluez la quantité de copies que votre société est susceptible de réaliser. Cela vous aidera à déterminer la capacité de l'imprimante en termes de vitesse d'édition ou de taille du bac d'alimentation de papier.
- Coût total de possession, c’est-à-dire en incluant le coût des consommables, cartouches d'encre ou les toners.
- Qualité d'impression : examinez la résolution et la qualité d'impression en termes de netteté des textes et de précision des couleurs.
- Support et garantie : vérifiez les options de support technique et la durée de la garantie du fabricant.
- Intégration avec les systèmes existants : assurez-vous que le matériel est compatible avec les systèmes d'exploitation et les logiciels que vous utilisez dans votre entreprise.
- Taille et encombrement : tenez compte de l'espace disponible dans votre bureau.
Il peut être profitable de consulter un spécialiste de l’informatique pour obtenir des conseils adaptés à vos besoins.
3 - Routeurs Wi-Fi et commutateurs
Un routeur Wi-Fi est un dispositif qui permet de raccorder plusieurs appareils à un réseau local et de fournir une connectivité Internet sans fil. Il offre des fonctionnalités de sécurité telles que le chiffrement des données pour protéger le réseau contre les accès non autorisés.
Un commutateur Ethernet, est un équipement utilisé pour connecter plusieurs appareils au sein d'un réseau local (LAN). Il relie les ordinateurs, les imprimantes, les serveurs et autres périphériques réseau afin de faciliter la communication et le partage de ressources.
4 - Périphériques de sauvegarde et de stockage
Un périphérique de sauvegarde et de stockage est un dispositif électronique utilisé pour ranger et conserver des données, des fichiers, des documents, des photos, des vidéos et d'autres types de données de manière permanente ou temporaire, en fonction des besoins de l'utilisateur.
Il en existe plusieurs :
- Disque dur externe et clé USB : ce sont tous les deux des matériels de stockage portables qui se connectent à l’ordinateur via un port USB. Leur principale différence réside dans la quantité de données qu'ils peuvent enregistrer, le disque dur externe étant le plus puissant.
- Carte mémoire : utilisée pour les appareils photo, les smartphones et les tablettes pour le stockage de photos, de vidéos et d'autres types de fichiers.
- Serveur de stockage en réseau (NAS) : périphérique autonome connecté à un réseau local ; il offre une grande capacité de stockage et permet de partager des fichiers entre plusieurs ordinateurs et appareils. On peut les configurer pour effectuer des sauvegardes automatiques.
- Services de stockage cloud : ce ne sont pas des périphériques physiques, mais des services en ligne qui stockent et sauvegardent des données sur des serveurs distants. Parmi les plus connus, on trouve : Dropbox, Google Drive et Microsoft OneDrive.
5 - Téléphones VoIP
Un téléphone VoIP (pour "Voice over Internet Protocol"), est un appareil utilisé pour passer des appels via une connexion Internet plutôt que par le biais des réseaux téléphoniques traditionnels basés sur des lignes terrestres ou cellulaires.
Les avantages de ce type de matériel informatique pour les petites entreprises sont multiples : réduction des frais de communication, flexibilité et mobilité (idéal pour les travailleurs à distance), fonctionnalités avancées (messagerie vocale, renvoi d’appel, numérotation abrégée, etc.), intégration à d’autres services tels que la vidéoconférence, la messagerie instantanée ou la collaboration en ligne.
6 - Systèmes de sécurité
Un système de sécurité informatique fait référence à un ensemble de mesures, de protocoles et de technologies mis en place pour protéger les informations, les données, les réseaux contre les menaces, les attaques et les intrusions non autorisées.
C’est malheureusement un sujet d’actualité qui doit appeler à la plus extrême vigilance.
Un tel système garantit la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des ressources.
En voici quelques composants clés :
- Pare-feu (firewall), dispositif logiciel ou matériel qui contrôle et filtre le trafic entrant et sortant d'un réseau informatique. Il sert de première ligne de défense en bloquant les connexions non autorisées.
- Logiciel antivirus et antimalware : ils sont conçus pour détecter, prévenir et éliminer les programmes malveillants comme les virus, les vers, les chevaux de Troie et les logiciels espions. Ils effectuent des analyses en temps réel des fichiers, des e-mails et du trafic web pour identifier les menaces et les neutraliser.
- Authentification et gestion des accès : il s'agit ici de mettre en place des mécanismes d'authentification solides tels que les mots de passe complexes, les méthodes de reconnaissance biométrique (empreintes digitales, reconnaissance faciale) et l'utilisation de clés d'authentification pour s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux systèmes et aux données sensibles.
- Chiffrement des données : cela consiste à convertir les données en un format illisible et à les protéger à l'aide d'une clé de chiffrement.
- Surveillance et détection des intrusions : les systèmes de sécurité informatiques sont à l'affût des activités suspectes, des comportements anormaux et des tentatives d'intrusion. Ils génèrent des alertes pour permettre une réponse rapide et une investigation.
- Sauvegarde et récupération des données : un système de sécurité informatique comprend également des mesures de sauvegarde régulières des données critiques et des procédures de récupération en cas de perte de données, ou de panne du système.
- Sensibilisation à la sécurité : formez les utilisateurs aux bonnes pratiques, tels que la gestion des mots de passe, la détection des e-mails de phishing, l'utilisation de logiciels à jour et la navigation sans danger sur Internet.
Il convient de noter que la sécurité informatique est un processus continu et évolutif, nécessitant une surveillance constante, des mises à jour régulières des systèmes et une adaptation aux nouvelles menaces et vulnérabilités.
Pour faciliter la mise en place de ces éléments, il est fortement recommandé de faire appel à un spécialiste du matériel informatique pour petites entreprises.
7 - Logiciels et licences
Les logiciels sont bien évidemment indispensables. Ils font partie du paysage commun du matériel informatique pour petites entreprises et les autres ! Ils concernent toutes les activités :
Les suites bureautiques (Microsoft, Google WorkSpace, etc.) comprennent des logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation pour faciliter la création, la modification et le partage de documents.
Les logiciels de gestion financière et comptable aident les petites entreprises à suivre les dépenses, effectuer les calculs de paie, gérer les factures, générer des rapports financiers.
Tous les domaines d’une entreprise sont ainsi couverts par différents logiciels : CRM (gestion relation client), marketing, sécurité informatique, collaboration et communication.
À vous d’évaluer vos besoins en fonction de votre budget.
Bien entendu, le bon usage des logiciels implique que vous achetiez les licences correspondantes. Elles garantissent la conformité aux réglementations en vigueur et réduisent les risques juridiques associés à l’utilisation de logiciels piratés ou non autorisés.
Budgétisation de l'équipement informatique
L’élaboration d’un budget pour l’achat du matériel informatique pour petites entreprises doit être mûrement réfléchie. Cette réflexion doit porter sur les points suivants :
- Évaluation des besoins,
- Recherche de fournisseurs et de prix
- Priorisation des investissements
- Évaluation des coûts supplémentaires (licences, frais de maintenance et de support technique, formation des employés, etc.)
- Durée de vie pour planifier les coûts de remplacement ou de mise à niveau (la technologie évolue si vite !)
- Niveau de sécurité informatique souhaité
Le meilleur moyen de ne pas vous tromper, c’est de prévoir un contrat de maintenance régulière de votre équipement informatique, y compris les mises à jour logicielles, les correctifs de sécurité, etc.
Conclusion
Avec l'augmentation de la concurrence, les petites entreprises ont besoin d'un équipement informatique performant pour rester compétitives et garantir que leurs clients reçoivent un service de qualité.
En outre, un matériel informatique adapté réduit les coûts et renforce la productivité : les logiciels et les outils en ligne automatisent les tâches répétitives, tandis que les ordinateurs et les imprimantes peuvent aider à rationaliser les processus.
En fin de compte, vous économiserez du temps et de l'argent et resterez efficaces dans ce monde de l'ère numérique sur-développé. Ne vous laissez pas distancer par la concurrence !
